By Teo - Business Blog 
Un psiholog din Romania petrece, in medie, intre 5 si 10 ore pe saptamana pe sarcini administrative. Registrul de casa, facturile, registrele COPSI, programarile prin telefon sau WhatsApp, contractele cu clientii – toate acestea se adauga peste programul clinic si consuma timp care ar putea fi dedicat pacientilor.
Problema nu este lipsa de organizare. Problema este ca, pana acum, nu a existat o solutie construita specific pentru cabinetele de psihologie din Romania.
Ce folosesc psihologii acum – si de ce nu functioneaza
Majoritatea psihologilor cu PFA gestioneaza cabinetul cu o combinatie de instrumente: Excel pentru registrul de casa, un caiet sau un document Word pentru registrele COPSI, WhatsApp sau telefon pentru programari si, eventual, o platforma separata pentru facturare electronica.
Aceasta abordare functioneaza – pana cand nu mai functioneaza. Problemele apar la audit COPSI, cand registrele trebuie sa fie complete si la zi. Apar la sfarsit de luna, cand facturile neemise se acumuleaza. Apar cand un client suna sa faca o programare, iar psihologul este in sedinta si nu poate raspunde.
Solutiile existente pe piata romaneasca acopera, de regula, doar o parte din nevoi. Unele ofera programari online, dar fara contabilitate. Altele ofera facturare, dar fara registre COPSI. Niciuna nu ofera un catalog public de psihologi care sa ajute la atragerea de clienti noi prin Google.
eCabinet – o aplicatie construita pentru realitatea cabinetelor de psihologie
eCabinet este o aplicatie web romaneasca, de tip SaaS, care reuneste toate functiile administrative ale unui cabinet de psihologie intr-o singura platforma. Aplicatia a fost dezvoltata pornind de la problemele concrete ale psihologilor cu PFA si ale cabinetelor mici.
Financiar si contabilitate PFA
Registrul de casa se completeaza automat la fiecare incasare sau plata. Soldul zilnic se calculeaza fara interventie manuala. Taxele (CASS 10%, CAS 25%, impozit pe venit 10%) sunt calculate automat pe baza veniturilor inregistrate. Rapoartele se exporta in PDF sau Excel, pregatite pentru contabil.
Chitantele si facturile se emit direct din aplicatie, cu numerotare automata si toate datele precompletate.
E-Factura ANAF integrata
eCabinet include conectare directa la sistemul e-Factura ANAF prin SPV (Spatiul Privat Virtual). Facturile se incarca automat in SPV, iar facturile primite se sincronizeaza fara pasi suplimentari. Nu mai este nevoie de logare separata in SPV sau de upload manual de fisiere XML.
Registre COPSI digitale
Cele trei registre obligatorii – Registrul de Acte Profesionale, Registrul de Contracte Prestari Servicii si Registrul de Corespondenta Profesionala – se completeaza automat pe masura ce psihologul lucreaza in aplicatie. La adaugarea unui client si emiterea unui contract, registrele se actualizeaza singure.
Exportul se face in PDF, gata pentru prezentare la auditul COPSI. Nu mai este nevoie de completare manuala retroactiva inainte de un control.
Programari online 24/7
Clientii pot sa-si faca singuri programare pe pagina publica a cabinetului, in afara orelor de lucru. Psihologul configureaza sloturi disponibile (30, 45, 50 sau 60 de minute), zilele si orele de lucru, iar sistemul gestioneaza restul.
Nu mai exista apeluri pierdute in timpul sedintelor si nici mesaje WhatsApp la care trebuie raspuns seara.
Generare automata de documente
Contractele, consimtamantele informate, evaluarile si orice alt document se genereaza automat din sabloane personalizabile. Sistemul de shortcodes (campuri de completare automata) introduce datele clientului – nume, CNP, adresa, data – fara sa fie nevoie de copy-paste manual.
Un contract care inainte necesita 10-15 minute de completare manuala se genereaza in cateva secunde.
Catalog public de psihologi
Fiecare cabinet primeste o pagina publica, optimizata SEO, in catalogul eCabinet. Pagina include specialitati, descriere, program de lucru, locatie, recenzii Google integrate si widget de programare online.
Aceasta pagina functioneaza ca un mini-site profesional, indexat de Google, care ajuta potentialii clienti sa gaseasca psihologul prin cautari de tipul “psiholog [oras]” sau “psiholog [specialitate]”.
Cum se compara cu alternativele
| Caracteristica | eCabinet | PsihoManager | Programel | Excel + hartie |
|---|---|---|---|---|
| Registru de casa automat | ✓ | ✓ | ✗ | Manual |
| Registre COPSI integrate | ✓ | ✗ | ✗ | Manual |
| E-Factura ANAF | ✓ | ✓ | ✗ | Separat |
| Programari online | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Generare documente cu shortcodes | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Catalog public SEO | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Pret de la | 49 RON/luna | 110+ RON/luna | Variabil | 0 RON |
Planuri si preturi
eCabinet ofera trei planuri:
- Starter (49 RON/luna) – financiar, registru de casa, rapoarte, facturi, chitante. Pentru psihologul care are nevoie doar de partea contabila.
- Professional (89 RON/luna) – tot ce include Starter, plus registre COPSI digitale si programari online. Planul recomandat pentru majoritatea cabinetelor.
- Cabinet (149 RON/luna) – toate functionalitatile, plus generare documente cu shortcodes, teme client si suport prioritar.
Toate planurile includ o perioada de testare gratuita de 30 de zile pe planul Cabinet, fara card bancar. Plata anuala beneficiaza de un discount de 20%.
Pentru cine este eCabinet
Aplicatia este construita pentru psihologi cu PFA si cabinete mici (2-5 psihologi) din Romania. Nu este destinata clinicilor mari cu zeci de angajati si nici platformelor de testare psihologica.
Nu inlocuieste contabilul. Ii ofera contabilului rapoarte mai clare, mai rapid, fara erori de calcul manual.
Cum incepi
Contul se creeaza in mai putin de 2 minute pe ecabinet.ro. Primele 30 de zile sunt gratuite, cu acces la toate functionalitatile. Nu este nevoie de instalare, training sau configurari complexe.
Articol sustinut de eCabinet – aplicatie de management pentru cabinete de psihologie.
Test